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fac simile contratto di agenziaFac simile contratto di agenzia: si tratta di una ricerca molto diffusa in internet, del tutto comprensibile. Ma sai cosa stai scegliendo?

Fac simile contratto di agenzia: a ciascuno il suo

Richiedere un contratto di agenzia “su misura” incaricando un professionista o reperire un testo già predisposto e sceglierlo autonomamente, è un po’ come richiedere un “abito sartoriale” piuttosto che un abito “pret a porter”,

I benefici o i costi/rischi di entrambe le modalità sono noti.

Il paradosso però è che nella ricerca e nella scelta di un abito “già pronto”  viene spesso messa molta più cura che nella scelta di un fac simile contratto di agenzia.

Riguardo al contratto di agenzia viene infatti spesso ricercato genericamente solo un “fac simile” ma è come se entrando in un negozio o digitando in internet si cercasse genericamente “un abito” o “un vestito”.

Quando invece si cerca un abito già pronto, comunque si ricercano anche la taglia, il colore, la tipologia (gonna, pantalone), il tessuto ecc.

Si selezionano cioè tutta una serie di caratteristiche che l’abito dovrebbe avere.

Quando invece si ricerca un fac simile contratto di agenzia, sembra che ci sia un unico testo che vada bene tutto.

Invece, come per i vestiti, anche il contratto di agenzia può avere una serie di variabili che si possono scegliere.

Sono variabili estremamente importanti da conoscere prima di cimentarsi nella scelta di un fac simile contratto di agenzia senza essere assistiti, per evitare di ordinare un prodotto che solo dopo averlo usato si scopre non avere le caratteristiche che si pensava che avesse.

Con l’importante differenza rispetto ad un vestito, che una volta “applicato” e fatto firmare all’agente non può essere più “restituito”.

Ti aiuto quindi a conoscere quali sono queste variabili, così che se deciderai di affidarti ad un fac simile contratto di agenzia potrai verificare come sono regolate nel fac simile e nel caso integrare/modificare il testo (con cautela…) o scegliere il tuo fac simile contratto di agenzia con più cura.

Fac simile contratto di agenzia: 13 variabili (ma portano fortuna)

Normativa applicabile: solo il Codice Civile o Accordo Economico Collettivo?

Questa è una variabile “da 90”. Difficile da liquidare in poche righe.

Tuttavia è una tematica sempre più attuale quella di stabilire se regolare il contratto di agenzia solo in base alla legge (cioè in base al codice civile, art. 1742 e seguenti) o anche dai contratti nazionali di categoria, cioè gli Accordi Economici Collettivi (o A.E.C.)

Dalla scelta della normativa applicabile discendono diverse conseguenze importanti, a partire dal calcolo dell’indennità di fine rapporto.

Se applichi solo la legge, ricordati poi che non è prevista la possibilità di fare variazioni senza consenso dell’agente, che non è previsto nulla in caso di malattia/infortunio/gravidanza ecc., che i termini di preavviso sono diversi (… sempre sicuro di fare il fai da te? :))

Supponendo che tu abbia già fatto questa valutazione, nel fac simile contratto di agenzia dovrà quindi verificare se è previsto che il contratto di agenzia sia regolato solo dal codice civile o anche dall’A.E.C.

In quest’ultimo caso, verifica che sia identificato esattamente quale A.E.C. e non ci sia solo un rimando generico e plurale “agli accordi economici collettivi”.

Infatti, di A.E.C. ce ne sono almeno 15 (anche se i principali sono 3: settore Commercio, firmato da Confcommercio, settore Industria, firmato da Confindustria e settore Piccola e Media Industria firmato da Confapi.

Per saperne di più sugli Accordi Economici Collettivi e su quando sia obbligatorio applicarli, ti rimando a questo post.

Proseguiamo.

Monomandato o plurimandato

Questo tema è più semplice, anche se non da sottovalutare.

Il tuo agente dovrà lavorare esclusivamente per te o potrà lavorare anche per altri?

Nel primo caso dovrà esserci scritto espressamente nel fac simile contratto di agenzia che l’agente è monomandatario, il che vuol dire, perchè tu lo sappia, che si impegna a lavorare solo per te e non potrà lavorare per altri, sia concorrenti che non concorrenti.

Nel secondo caso invece, l’agente avrà come limite quello di non poter assumere mandati concorrenti.

Ricordati però di precisare espressamente che il divieto di assumere mandati concorrenti vale anche al di fuori della zona assegnata, altrimenti potenzialmente fuori dalla zona potrebbe invece assumere mandati concorrenti!

Con esclusiva/senza esclusiva

Altro aspetto “abbastanza” semplice: il tuo agente avrà diritto di operare da solo nella zona assegnata o nominerai altri agenti? Cosa è previsto nel fac simile contratto di agenzia che hai trovato?

Nel primo caso il tuo agente sarò un agente con esclusiva e quindi non potrai nominare altri agenti nella stessa zona (prodotti e clienti) assegnata, ne agire direttamente. Se lo farai, si tratterà di una violazione del contratto.

Solitamente, la mandante si impegna a non nominare altri agenti ma si riserva di poter agire direttamente in questo caso comunque pagando la provvigione.

Se invece pensi di mettere sulla stessa zona più agenti, allora si tratterà di agenti senza esclusiva.

Ricordati però che anche se non l’agente non ha l’esclusiva, ce l’ha automaticamente sui clienti che procura (o gli assegni).

Quindi non hanno l’esclusiva di zona ma hanno l’esclusiva sui clienti (leggi anche Agenti senza esclusiva di zona due cose cui pensare).

Puoi in questi casi pensare di stabilire una regola di “decadenza” dell’esclusiva sul cliente in caso di “inattività” del cliente, dicendo ad esempio che se il cliente non invia ordini per 6 mesi l’esclusiva decade e il cliente torna “libero”.

Prodotti

Quando compili il campo dei prodotti assegnati, pensa se stai assegnando tutti i prodotti che commercializzi o solo una parte. Pensa anche se magari in futuro creerai linee diverse che potresti non assegnare alla stessa rete di vendita.

Quindi, prima di indicare come prodotti “tutti” o “tutti quelli a catalogo”, verifica che non sia opportuno specificare meglio: il canale, la tipologia, il marchio che li contraddistingue ecc., in modo che se un domani volessi introdurre qualcosa di nuovo non sei obbligato ad assegnarlo per forza all’agente.

Clienti direzionali esclusi

Che l’agente abbia o non abbia l’esclusiva, verifica se ci sono clienti individuati per “nominativo” o per “categoria” sui quali non vuoi che l’agente vada a vendere e che quindi “ti riservi” (e sui quali quindi non riconoscerai provvigioni).

Ricordati di individuare questi nomi prima di firmare il contratto e che clausole che prevedono che la mandante possa a sua discrezione far diventare un cliente direzionale sono nulle.

Qualora infatti durante il rapporto avessi necessità di togliere un cliente all’agente, l’agente dovrà essere d’accordo oppure se non lo fosse, e sempre che il contratto di agenzia richiami uno degli A.E.C. che ti ho indicato sopra, dovrai rispettare i limiti previsti per le variazioni unilaterali

Durata: a tempo determinato o indeterminato?

Cosa prevede il fac simile del contratto di agenzia rispetto alla durata? Quale durata vuoi che abbia il contratto di agenzia?

Da parte mia preferisco che il contratto abbia durata “indeterminata” così che la mandante possa interromperlo quando vuole, dando solo il preavviso senza ricordarsi di doverlo disdettare o di doverlo rifare.

Ti rimando qui per spiegarti meglio le differenze e le conseguenze tra i due tipi di durata.

Periodo di prova

Il fac simile di contratto di agenzia che stai usando prevede un periodo di prova inziale durante il quale le parti possono interrompere liberamente il contratto di agenzia senza preavviso?

Ti consiglio di inserirlo sempre, approfondisci qui!

Provvigioni sul “fatturato” o sull'”incassato”

Anzitutto di rassicuro sul fatto che “si può ancora” pagare le provvigioni sull'”incassato”, cioè dopo che il cliente ha pagato la fattura.

Quindi, quando vuoi pagare le provvigioni all’agente? Appena fatturi al cliente o aspetti che il cliente ti paghi?

Nel primo caso dovrà fare il conteggio delle provvigioni sulla base delle fatture semplicemente emesse.

Se invece vuoi pagare sull'”incassato”, cioè dopo che il cliente ha pagato, devi ricordarti di specificarlo nella clausola.

Infatti, se non viene specificato, l’agente avrà diritto alle provvigioni direttamente sul “fatturato”.

Ricordati che se paghi sul “fatturato” non puoi (o non potresti) stornare le provvigioni a piacimento appena non è pagata la fattura ma dovresti dimostrare di aver svolto attività di recupero.

Scaletta provvigionale al variare degli sconti

Non sottovalutare i criteri di calcolo delle provvigioni.

Nei fac simile contratto di agenzia solitamente questa parte viene lasciata alla discrezione della mandante.

Ricordati quindi al riguardo di indicare lo sconto massimo che l’agente è autorizzato a proporre senza preventiva autorizzazione. Soprattutto, se intendi riconoscere una provvigione decrescente in base agli sconti, ricordati di fare una tabella indicando gli sconti e la provvigione corrispondente: non puoi a tua discrezione ridurre la provvigione in base allo sconto senza averlo prima concordato.

Incassi

Cosa prevede il fac simile contratto di agenzia riguardo agli incassi da parte dell’agente? Se non è previsto nulla o ti fa scegliere, cosa deve fare il tuo agente?

Ricordati che c’è differenza tra far incassare solo gli insoluti e far invece incassare le fatture alla loro scadenza da parte dell’agente (cioè il cliente, invece che fare il bonifico o pagare la RIBA, deve pagare a mani dell’agente).

Nel primo caso (incasso solo insoluti) non è obbligatorio prevedere una indennità di incasso, nel secondo caso si.

Diritto / divieto di incaricare  subagenti

Il tuo agente può nominare subagenti (cioè venditori autonomi)?

Se non vuoi che nomini subagenti o vuoi che lo faccia solo previa tua autorizzazione, devi prevedere una clausola apposta e devi ricordarti poi di far firmare questa clausola “due volte” (cioè è una clausola vessatoria che quindi deve essere richiamata dopo la prima firma, per una seconda firma).

Minimi di vendita

Il fac simile contratto di agenzia prevede la possibilità di pattuire dei minimi di vendita?

In questo caso devi verificare che sia anche previsto cosa succede se non vengono raggiunti (ad esempio: il contratto di agenzia può essere risolto di diritto, o ai sensi dell’art. 1456 c.c.).

Se non prevedi infatti le conseguenze del mancato raggiungimento, non puoi invocarla come se invece fosse stato previsto.

Ricorda però che i minimi di vendita devono essere concordati, quindi non basta che glieli comunichi all’agente, e che l’ammontare deve essere credibile come minimo di vendita (cioè non deve essere un “minimo” che se lo raggiunge è previsto magari anche un premio).

Anche se poi non vengono raggiunti e cessi il contratto di agenzia per questo motivo, non è detto che sia automatico il fatto che l’agente non abbia diritto a preavviso e indennità e quindi comunque dovrai ponderare bene questa scelta.

Resta il fatto che è uno strumento di gestione importante del rapporto e quindi ti suggerisco di prenderla in considerazione.

Per approfondire come “scrivere” una clausola sui minimi di vendita, leggi qui!

Tribunale competente in caso di controversia

Il Tribunale competente in caso di litigio è per legge (art. 413 c.p.c.) quello della residenza dell’agente, se l’agente è una ditta individuale.

Se invece l’agente opera in forma di società (ad esempio s.a.s., s.n.c. o s.r.l.), puoi prevedere una clausola che specifichi che il Foro esclusivo competente è quello della sede della mandante.

Deve essere specificato che si tratta di un foro “esclusivo” e anche questa clausola deve essere richiamata dopo la prima firma del contratto per essere firmata “due volte” (cioè è una clausola vessatoria).

* * *

Come avrai visto, anche quindi in caso di contratto di agenzia “pret a porter” puoi scegliere molto di più che un semplice “fac simile” contratto di agenzia.

Un contratto di agenzia fatto su misura da un professionista potrà prendere in considerazioni ulteriori variabili e aiutarti in ogni caso a scegliere meglio, ma ciò che mi preme è che tu abbia compreso che non tutti i contratti di agenzia sono uguali e non tutti i fac simile contratto di agenzia vanno necessariamente bene per il “tuo” caso e quindi ti abbia aiutato a riflettere sulle variabili più importanti.

Per il resto noi siamo qui

Buon lavoro!

Avv. Angela Tassinari 

 

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Clausola Minimo d’Affari: che cosa significhi sembra scontato, ma esaminando le clausole contenute nei contratti le cose stanno diversamente.

Clausola minimo d'AffariDire “Clausola Minimo d’Affari” è, o dovrebbe essere, solo una espressione semplificata per definire una clausola che prevede che in caso di mancato raggiungimento di importi minimi di fatturato pattuiti, la mandante avrà espressamente facoltà di adottare specifiche misure a propria tutela.

Anzitutto, dunque, la previsione di un minimo d’affari deve prevedere quali conseguenze si verificano se il minimo non viene raggiunto.

Una Clausola Minimo d’Affari senza che sia associata alcuna espressa conseguenza a carico dell’agente non attribuisce infatti alla mandante alcun automatico diritto di fare qualcosa.

Stabilire cioè semplicemente che l’agente per l’anno X deve conseguire almeno Y di fatturato e null’altro, non attribuisce automaticamente alla mandante alcun diritto qualora tale Y di fatturato non venga raggiunto.

Clausola Minimo d’Affari: per valere qualcosa deve stabilire espressamente cosa succede nel caso in cui il minimo non viene raggiunto 

Fatta questa premessa, vediamo allora quali conseguenze possono essere espressamente pattuite in caso di mancato raggiungimento del minimo d’affari, per poi risalire a quale sia la modalità più opportuna per quantificare tale minimo e a come debba essere gestita la Clausola Minimo d’Affari.

Al mancato raggiungimento del minimo d’affari, possono in particolare essere associati:

1) variazione di zona senza preavviso

2) eliminazione dell’esclusiva di zona

3) cessazione automatica del contratto per giusta causa ai sensi dell’art. 1456 c.c.

Nella prassi, la conseguenza più frequentemente prevista e invocata è la n. 3, cioè la cessazione automatica del contratto senza riconoscere preavviso né indennità di fine rapporto ai sensi di una specifica norma del Codice Civile, cioè dell’art. 1456 c.c., chiamata “Clausola risolutiva espressa”, che consente alle parti di predeterminare quando un comportamento è grave al punto da provocare la cessazione del contratto.

Fino a non molto tempo fa, la sola previsione nella Clausola Minimo d’Affari che al mancato raggiungimento dell’importo stabilito il contratto di agenzia può ritenersi interrotto per giusta causa ai sensi dell’art. 1456 c.c. era sufficiente per far perdere effettivamente all’agente il diritto al preavviso e alle indennità di fine rapporto.

Si ricorda infatti che, a parte il F.I.R.R., l’agente ha diritto alle indennità di fine rapporto solo quando il rapporto cessa per una causa imputabile alla preponente, ma non invece quando il rapporto cessa per una giusta causa imputabile all’agente (se vuoi approfondire quando l’indennità è dovuta o non dovuta clicca qui)

Dal momento che la normativa nazionale prevede una norma (l’art. 1456 c.c. appunto) che consente di predeterminare la gravità di un comportamento, per lungo tempo la giurisprudenza ai fini della verifica circa la sussistenza della giusta causa, e conseguentemente della perdita dell’agente alle indennità, si è limitata a verificare se il minimo d’affari fosse o meno stato raggiunto, senza entrare nel merito dell’ammontare di tale minimo e senza valutare se realmente l’inadempimento fosse grave poiché “prendeva per buona” la preventiva valutazione di gravità che le parti avevano fatto al riguardo.

Con il tempo tuttavia, poiché la sanzione della perdita delle indennità di fine rapporto a seguito del “mero” mancato raggiungimento di un importo minimo pareva particolarmente penalizzante per gli agenti, la giurisprudenza ha iniziato a mutare il proprio orientamento negando che la gravità dell’inadempimento dell’agente potesse essere predeterminata a priori ma richiedendo che, pur in presenza di una “clausola risolutiva espressa”, la gravità andasse accertata di volta in volta.

Conseguentemente l’attuale tendenza è quella secondo la quale non è più sufficiente a far perdere preavviso e indennità che l’agente non raggiunga il minimo pattuito nella Clausola Minimo d’Affari, ma è anche necessario che questo inadempimento sia di per sé grave, onerando quindi la mandante della prova di un elemento ulteriore che prima non aveva.

In questo senso si sono espresse Cass. civ. Sez. Lavoro , 18.05.2011 n. 10934; T. Bari 2 maggio 2012 ; C.d.A. Milano 13 febbraio 2013. Nel senso invece di ritenere che non sia necessario dimostrare la “gravità” in quanto predeterminata: Tribunale di Parma, sentenza n. 989 del 2013.

Ciò detto, nonostante le “oscillazioni” della giurisprudenza, l’opportunità di inserire comunque una clausola risolutiva espressa del contratto legata al mancato raggiungimento dei minimi, nel rispetto delle regole che seguono, rimane: la cessazione del contratto sulla base di una disposizione liberamente pattuita mette comunque l’agente nella condizione di dover sostenere un contenzioso che talvolta, con riguardo ai contratti che abbiano un valore “provvigionale” non particolarmente elevato, non appare conveniente; per i contratti invece di valore importante può costituire un buon strumento per addivenire ad una mediazione.

Anche tenendo conto della nuova tendenza giurisprudenziale, è importante che nella stesura e nella gestione della clausola minino d’affari vengano seguite alcune indicazioni.

1) Come determinare il minimo d’affari

 Si tratta di un “minimo” di vendita, non dell’importo che l’azienda giudica come ottimale da raggiungere ai fini della crescita aziendale.

Si tratta di una differenza importante poiché il “minimo” di vendita deve intendersi come “minimo” per la sopravvivenza del contratto di agenzia.

Questo non significa che si possa prevedere un “incremento” rispetto ad un certo valore di riferimento, ma il concetto è che deve trattarsi di una soglia sotto la quale è inaccettabile una prosecuzione del rapporto.

Il minimo in quest’ottica dunque non deve o non dovrebbe coincidere con la “media” del fatturato aziendale, né con gli obiettivi di crescita aziendali, ma deve essere concettualmente ad essi inferiore.

Nulla vieta naturalmente di attribuire all’agente anche dei veri e propri “obiettivi di vendita” ma ad essi sarà più propriamente collegato un “premio” incentivante.

Il minimo d’affari non deve coincidere con l’obiettivo per ottenere un premio 

Il minimo di vendita quindi dovrebbe essere “calibrato” e “personalizzato” di volta in volta per ciascun agente, tenendo conto dell’andamento del rapporto, dell’andamento del mercato e dell’andamento degli affari delle zone limitrofe.

Sono da evitare quindi quelle forme di determinazione del minimo d’affari  “automatiche”, basate semplicemente sugli importi degli anni precedenti, senza alcuna analisi critica degli stessi.

Mantenendo questa prospettiva sarà senz’altro più agevole giustificare che il mancato raggiungimento del minimo così determinato sia effettivamente grave.

2)  Il minimo d’affari va ”pattuito”

Affinchè abbia una qualche valenza, il minimo di vendita deve essere “pattuito”.

Per pattuito si intende che il documento nel quale è riportato l’importo deve risultare sottoscritto non solo dal preponente ma anche dall’agente.

La mera comunicazione dell’importo da parte della mandante non è quindi sufficiente.

Sarebbero da evitare il più possibile le forme di sottoscrizione della preponente e dell’agente in momenti separati.

Capita infatti che le mandanti inviino il minimo all’agente rimanendo in attesa di una sua sottoscrizione.

La quale spesso non arriva.

In tal caso la previsione del minimo non avrà alcun effetto.

L’importo del minimo d’affari va firmato per accettazione dall’agente 

Per lo stesso motivo, sono da evitare formule di accettazione “tacita” (es: se l’agente non restituisce firmata per accettazione la comunicazione entro X giorni, la stessa si intende tacitamente accettata), così, come già detto sopra, forme di rinnovo automatico.

Inoltre è opportuno che nella comunicazione contenente l’importo del minimo d’affari si utilizzi la stessa espressione prevista nella clausola contrattuale che disciplina tale situazione e si faccia altresì espresso richiamo a tale clausola contrattuale (es.: se la clausola del contratto parla di “minimi di vendita”, non utilizzare nella comunicazione espressioni come “target” o “budget”, che potrebbero invece riferirsi a obiettivi “premianti”).

3) La clausola va applicata

Se anche viene pattuito adeguatamente il minimo di vendita ma poi la mandante, pur ricorrendone i presupposti, non attiva la clausola ripetutamente perché non lo ritiene opportuno, rischia di non potersene avvalere nel momento in cui ritiene vi sia la necessità.

E’ vero che, siccome deve essere fatta comunque una valutazione della gravità, la stessa possa essere rilevata a prescindere dal fatto che la clausola sia stata o meno applicata in passato.

Tuttavia, poiché per causa “grave” va intesa quella causa che non consente la prosecuzione nemmeno temporanea del rapporto, il fatto che la mandante abbia ripetutamente considerato in precedenza i mancati raggiungimenti dei minimi di importanza tale da non compromettere il rapporto (tanto che è proseguito), avrà certamente maggiori difficoltà a dimostrare la differenza tra il passato e il presente e quindi a dimostrare che invece ora quel comportamento è divenuto improvvisamente grave.

La clausola minimo d’affari deve essere applicata se il minimo non viene raggiunto

Nell’eventualità in cui la mandante, pur ricorrendone i presupposti, non intenda avvalersi della clausola, potrebbe essere opportuna una comunicazione all’agente con la quale precisa i motivi che la inducono a non attivarla.

4) Cadenza del minimo d’affari

 L’ideale sarebbe la previsione di un minimo d’affari  “annuo”.

Capita che le mandanti richiedano la previsione di minimi di vendita semestrali se non addirittura trimestrali.

Ai fini di una valutazione di “gravità” della condotta, tuttavia, un controllo eccessivamente stringente sui risultati dell’attività dell’agente non appare compatibile con la natura stessa del rapporto.

L’agente non è infatti un lavoratore dipendente e quindi la valutazione della sua attività non dovrebbe consistere in valutazioni calendarizzate in tempi ravvicinati.

Inoltre, questa modalità aumenta le possibilità che la mandante non attivi la clausola, rimandando di fatto al termine dell’anno la valutazione complessiva dell’operato.

Potrebbero essere impiegate formule “miste” che rimandano comunque alla fine dell’anno la valutazione dell’operato pur prevedendo una certa “ripartizione” del fatturato durante l’anno.

La cosa che importa è che nella determinazione di tali soglie si tenga presente che ciò che va valutato non è meramente il rendimento dell’agente ma un rendimento gravemente insufficiente.

E’ meglio che il minimo d’affari sia annuale e l’anno coincida con quello di calendario

Altra annotazione operativa riguarda l’opportunità che l’anno coincida con l’anno di calendario (1.1-31.12)  o quantomeno con l’anno di esercizio della mandante in modo da avere uniformità per tutti gli agenti.

Se infatti ci si riferisse all’”anno” dall’inizio del rapporto, la mandante sarebbe costretta ad operare nel corso dell’anno di calendario più valutazioni a seconda della data di decorrenza dei mandati dei singoli agenti.

Meglio quindi stabilire espressamente un minimo di vendita per l’anno in corso alla data di sottoscrizione del contratto (anche nel senso di escluderlo) e poi far decorrere i successivi dal primo gennaio dell’anno dopo.

Se sei una casa mandante e vuoi verificare come è stata scritta la Clausola Minimo d’Affari o vuoi inserirla nei tuoi prossimi contratti, puoi contattarci cliccando qui

Avv. Angela Tassinari

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