Riduzione della provvigione (o della zona, dei clienti, dei prodotti): Come fare?

Vuoi comunicare una riduzione della provvigione (ma anche della zona, dei clienti o dei prodotti) al tuo agente anche se lui non è d’accordo? Ecco come farlo correttamente.

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Si dice che il contratto di agenzia ha forza di legge tra le parti. Questo vuole dire che in linea di principio le clausole del contratto si possono modificare solo se tutte e due le parti sono d’accordo.

Se una parte modifica una condizione del contratto senza il consenso dell’altra, di regola la modifica non è valida e rischia di esporre chi l’ha fatta a contestazioni e danni.

La stessa regola vale anche per i contratti di agenzia.

L’azienda non può modificare a piacimento le clausole del contratto e quindi, ad esempio, fare una riduzione di zona, togliere clienti o applicare una riduzione della provvigione.

D’altra parte, l’agente non può decidere di aumentarsi la provvigione a piacimento, o no?

C’e però un’eccezione a questa regola contenuta (solo) negli Accordi Economici Collettivi (A.E.C.), cioè nei “contratti collettivi” degli agenti di commercio.

Nei due A.E.C. principali, quello del settore Industria e quello del settore Commercio (ricorda che in tutto, di A.E.C., ce ne sono ben 15 di diversi!), è previsto che, entro precisi limiti, l’azienda possa ridurre unilateralmente, cioè anche senza il consenso dell’agente, zona, clienti, prodotti e provvigioni.

Si tratta come detto di una eccezione alla regola prevista solo negli A.E.C..

Il presupposto dunque perchè questa eccezione sia applicabile è che il contratto di agenzia sia espressamente regolato da uno dei due A.E.C..

Ciò non è scontato, perchè, diversamente da quanto si crede, l’applicazione dell’A.E.C. non è automatica, ma è dovuta solo in due casi:

1. se l’azienda è iscritta ad una associazione di categoria che ha firmato tali A.E.C. (es. Confindustria per l’A.E.C. del settore Industria 2014

2. se l’azienda, pur non essendo iscritta a nessuna associazione di categoria, ha previsto espressamente nel contratto di agenzia  che si applica l’A.E.C.

Al di fuori di questi due casi (cioè se l’azienda non è iscritta a nessuna associazione di categoria e nel contratto non vi è un richiamo espresso all’A.E.C.) il contratto sarebbe disciplinato direttamente dal Codice Civile che NON prevede alcuna facoltà per l’azienda di modificare unilateralmente il contratto di agenzia, e quindi una riduzione di zona senza consenso non sarebbe ammessa (al più bisognerebbe prevedere delle clausole specifiche nel contratto di agenzia, la cui validità però non è certa).

In tal caso dunque non potranno trovare applicazione le regole dell’A.E.C. che stiamo per vedere e l’azienda dovrà di volta in volta far firmare per accettazione la variazione.

Se il contratto di agenzia è regolato solo dal Codice Civile non puoi attuare una riduzione della provvigione senza il consenso dell’agente

Se si applicano invece gli A.E.C. vediamo come hanno regolato la facoltà dell’azienda di fare riduzioni.

1. A.E.C. settore Industria 2014

Per l’A.E.C. settore Industria 2014, l’art. 2 prevede che l’azienda possa fare una riduzione della provvigione, zona, prodotti o clienti in questo modo: se la variazione incide fino al 5% delle provvigioni dell’anno precedente (cioè se facendo una simulazione sull’anno precedente l’agente avrebbe percepito minori provvigioni entro il 5%) allora basta una comunicazione scritta senza necessità di preavviso.

Le cose si complicano se l’incidenza della variazione supera il 5% perché l’agente può, entro 30 giorni da quando riceve la comunicazione di recesso, comunicare che non l’accetta e far saltare TUTTO il contratto per colpa dell’azienda che dovrà quindi pagargli le indennità di fine rapporto.

In sostanza, in questo caso, l’agente, se non vuole accettare la variazione, non può limitarsi a rifiutarla ma DEVE anche interrompere tutto il rapporto, sia pure per colpa della mandante.

Se entro 30 giorni dalla comunicazione della variazione l’agente non dichiara interrotto il contratto, oppure si limita a dire che non accetta la variazione ma non specifica che quindi considera interrotto tutto il rapporto, la variazione si intende accettata.

Per le variazioni che superano il 5%, la variazione va comunicata con un preavviso di mesi 2 (plurimandatario) o 4 (monomandatario) se è compresa tra il 5% e il 15%, o con lo stesso preavviso che sarebbe necessario a cessare il rapporto se la variazione supera il 15%.

Si tratta di una novità per l’A.E.C. del settore Industria, perché fino al 2014 prevedeva una disciplina diversa (e che era uguale a quella dell’A.E.C. del settore Commercio 2009)

Quindi, per riepilogare:

– per variazioni fino al 5% variazione libera senza preavviso

– per variazioni tra il 5% e il 15% la variazione deve essere anticipata da un preavviso di mesi 2 se pluri o 4 se mono. L’agente, entro 30 giorni da quando riceve la comunicazione, può comunicare di non accettare la variazione dichiarando interrotto TUTTO il contratto

– per variazioni oltre il 15% la variazione deve essere anticipata da un preavviso pari a quello che servirebbe per far cessare il rapporto. L’agente entro 30 giorni può comunicare di non accettare la variazione dichiarando interrotto TUTTO il contratto.

L’A.E.C. non prevede la possibilità che il preavviso venga sostituito con una indennità sostitutiva e quindi, a rigore, il preavviso andrebbe fatto lavorare. Tuttavia, la prassi e la più recente giurisprudenza consentono di sostituire il preavviso con una indennità e quindi, tendenzialmente, non sorgono questioni se l’azienda comunque intende far partire la variazione subito pagando l’indennità sostitutiva del preavviso. Per il relativo calcolo si potranno utilizzare i criteri dell’A.E.C. del Commercio

2. A.E.C. settore Commercio 2009

Riguardo l’A.E.C. settore Commercio, l’art. 3, prevede

– per variazioni fino al 5% variazione libera senza preavviso;

– per variazioni tra il 5% e il 20% la variazione deve essere solo anticipata da un preavviso di mesi 2 se pluri o 4 se mono, senza che l’agente possa rifiutarla

– solo per variazioni oltre il 20% l’agente può rifiutare la variazione dichiarando interrotto TUTTO il rapporto. Il preavviso dovuto sarà pari a quello che servirebbe per far cessare il rapporto. Se entro 30 giorni l’agente non dichiara interrotto il rapporto la variazione si intende accettata.

Per l’A.E.C. del Commercio il preavviso può essere sostituito da una indennità sostitutiva pari a tante mensilità quante sono le provvigioni che l’agente aveva maturato nell’anno precedente sulla zona, clienti, provvigioni, prodotti che sono stati tolti.

In entrambi gli A.E.C. è previsto che più variazioni in un certo periodo di tempo (18 mesi in caso di plurimandatario o 24 mesi in caso di monomandatario) si sommino tra loro, per evitare la strategia del “carciofo”.

Più riduzioni della provvigione in un certo periodo di tempo si sommano

Prima di procedere con una riduzione della provvigione è bene dunque calcolare esattamente quanto incide e quanto costerebbe se l’agente non l’accettasse.

Inoltre è molto importante seguire le regole sopra descritte, poichè una variazione malfatta può esporre l’azienda al rischio di pagare tutte le differenze provvigionali. Si ricorda che l’agente ha 5 anni di tempo per chiedere il pagamento di tali differenze provvigionali.

In ultimo, senza un preventivo accordo con l’agente, è fortemente sconsigliata la prassi di inviare la comunicazione nella forma della lettera che l’agente deve restituire firmata per accettazione, anzichè nella forma della comunicazione unilaterale. Si tratta di due ipotesi tecnicamente diverse: la prima è una “proposta” che l’agente può o non può accettare. La seconda invece, essendo “unilaterale”, vale appena arriva all’agente anche se lui non la firma per accettazione.

Dunque, nel primo caso, se l’agente poi non restituisce la lettera firmata per accettazione, la variazione rimane tecnicamente “sospesa” e se viene praticata lo stesso, l’azienda corre il rischio che un domani l’agente dica di non aver mai accettato nulla e chieda le differenze.

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Avv. Angela Tassinari