In Enasarco: Miniguida per le Case Mandanti al portale della Fondazione Enasarco

In Enasarco: si tratta del nome attribuito al “portale” della Fondazione Enasarco, al quale le Case Mandanti possono iscriversi per effettuare on line gli adempimenti a loro carico o per consultare auotonomanente on line una serie di informazioni.

Vediamo insieme le principali funzioni.

Iscrizione e registrazione alla Fondazione Enasarco

Se sei una impresa che intende incaricare agenti di commercio e non l’ha mai fatto, o una impresa che già si avvale, devi essere:

1. iscritto alla Fondazione Enasarco
2. registrato al portale In Enasarco

Si tratta di due adempimenti preliminari all'”assunzione” di agenti di commercio. Sono due adempimenti diversi anche se possono essere effettuati contestualmente.

Con il primo adempimento (Iscrizione alla Fondazione Enasarco), viene attribuito alla mandante un “numero di posizione ditta”, che rimarrà invariato. L’iscrizione alla Fondazione Enasraco è obbligatoria, diversamente la Casa Mandante non potrà a propria volta comunicare l’iscrizione dei propri agenti.

Con il secondo adempimento (registrazione al portale In Enasarco), vengono attribuite le credenziali per accedere alla propria area riservata, dalla quale poter effettuare gli adempimenti dovuti: dalla comunicazione di inizio del mandato, alla cessazione, alla dichiarazione delle provvigioni, alla compilazione delle distinte, al calcolo dei contributi da versare. La registrazione al portale In Enasarco di fatto è divenuta imprescindibile per svariate ragioni. I principali adempimenti potrebbero ancora essere effettuati cartaceamente tramite apposita modulistica ma la praticità e la rapidità dell’esecuzione on line ormai li ha resi obsoleti.

Entrambi gli adempimenti (iscrizione e registrazione) possono quindi essere effettuati on line partendo dalla pagina di accesso al portale In Enasarco (https://in2.enasarco.it/). 

La pagina di accesso a In Enasarco vi chiede direttamente di inserire le  credenziali oppure, in mancanza, di cliccare su “Non sei se registrato?”.

In caso di mancata registrazione (cioè l’adempimento 2), per procedere, una volta cliccato, il sistema chiede se la ditta abbia già o meno il “numero di posizione” (cioè sia già “iscritta”) (adempimento 1).

Se è la prima volta che l’azienda ha a che fare con la Fondazione Enasarco per non essersi ancora avvalsa di agenti di commercio, dovrà cliccare su “no, la iscrivo adesso” e seguire poi le istruzioni.

Se invece l’azienda avesse già un “numero di posizione ditta” ma non si fosse mai registrata al portale In Enasarco (o anche se fosse da tempo che non lo utilizza e quindi le credenziali non sono più valide), dovrà cliccare su “si” e seguire le istruzioni.

Una volta ottenuta (iscrizione e) registrazione al portale In Enasarco, la casa mandante potrà accedere all’area riservata e utilizzarne le funzioni on line.

Comunicazione on line inizio e cessazione mandati

Il primo adempimento consiste nel comunicare alla Fondazione Enasarco il conferimento del mandato ad un agente di commercio entro 30 giorni da quando inizia.

E’ un adempimento in capo alla Casa Mandante non agli agenti.

Se poi l’agente non è mai stato iscritto in precedenza all’Enasarco, sarà sempre compito della Casa Mandante farlo per la prima volta. Solo così l’agente ottiene il “numero di matricola” (e in caso di agente-società anche un numero identificativo della società di agenzia).

Di conseguenza, non ha significato chiedere all’agente “se si è iscritto” alla Fondazione Enasarco, o far dichiarare in contratto che “è iscritto alla Fondazione Enasarco”, perchè anzitutto non è obbligatorio che sia “già” iscritto all’Enasarco per sottoscrivere il contratto di agenzia, e poi perchè comunque non è un adempimento che possa fare lui.

Potreste in sostanza essere voi i primi a farlo.

In tal caso, la vostra comunicazione di iscrizione varrà sia per far attribuire all’agente il numero di matricola sia per comunicare l’inizio del mandato con voi.

Per farlo, dovete accedere all’area riservata del portale In Enasarco, menù “Mandati”, sottomenù “Nuovo mandato” (oppure in “Mandati”, sottomenù “Gestione mandati”, e poi cliccando su “Nuovo mandato”)

Per quanto sopra, non dovete preoccuparvi se, inserendo il codice fiscale dell’agente, vi segnalerà che l’agente non è ancora iscritto. Sarete voi i primi a iscriverlo all’Enasarco. Procedete poi alla compilazione dei campi richiesti.

Così come l’avete iscritto, avete l’obbligo anche di comunicare la chiusura del mandato. Anche questo adempimento va fatto entro 30 giorni dalla cessazione. Se non siete sicuri di quale data inserire come data di cessazione, qui trovate le indicazioni per indicare quella corretta.

In tal caso il percorso dall’area riservata In Enasarco per chiudere il mandato è: menù “Mandati”, sottomenù “Gestione mandati”. A questo punto potete cliccare su “Ricerca singolo mandato”, recuperare l’agente che vi interessa e seguire la procedura di chiusura, oppure cliccare sul “numero” dei mandati “aperti” (a seconda che l’agente sia ditta individuale, società di persone o di capitali), individuare l’agente interessato e iniziare la procedura di chiusura.

Compilazione distinta on line di versamento “ordinaria”

Alle scadenze trimestrali prefissate, la Casa Mandante deve procedere a compilare la distinta e a pagare i contributi (previdenziali o assistenziali) risultanti.

Le scadenze in particolare sono:

• 20 maggio (per il I trimestre)
• 20 agosto (per il II trimestre)
• 20 novembre (per il III trimestre)
• 20 febbraio (per il IV trimestre)

Entro tali scadenze, tramite il portale In Enasarco è possibile procedere alla compilazione on line delle distinte.

Inoltre, da l marzo al 31 marzo di ogni anno, viene il portale In Enasarco genera anche la distinta FIRR. Questa distinta solitamente è già “precompilata” con la somma delle provvigioni che sono state dichiarate nei trimestri precedenti. Sebbene per il FIRR si possa utilizzare il criterio di “cassa” (provvigioni effettivamente pagate all’agente) mentre per i contributi va necessariamente utilizzato il criterio di “competenza” (provvigioni maturate anche se non ancora pagate o fatturate dall’agente), consiglio per semplicità di mantenere lo stesso criterio di “competenza” anche per il FIRR e quindi di lasciare invariato il totale che viene proposto.

In vista di tali scadenze, entrati nell’area riservata In Enasarco, il portale già segnala in “Home”, nel riquadro “Cosa devo fare”, la compilazione della distinta. Potete cliccare direttamente li.

Altrimenti, dovete andare in menù “Distinte”, sottomenù “Nuova distinta”. O ancora nella colonna a sinistra cliccando sul pulsante blu “Gestione distinte” e poi su “Nuova distinta”.

Alla fine della compilazione, dopo un primo salvataggio obbligatorio in modalità provvisoria così che possiate ricontrollare, verrà salvata in modalità definitiva. A seconda poi della modalità di pagamento prescelta (addebito diretto in conto corrente o pagamento di volta in volta), dovrà essere confermato l’addebito o generato il bollettino PagoPA per il versamento.

Il pagamento andrà eseguito sempre entro le scadenze, quindi è importante procedere per tempo (in caso di addebito diretto in conto, l’Enasarco indica che il tutto vada fatto una settimana prima per evitare che il pagamento arrivi in ritardo).

Lo storico delle distinte on line “ordinarie” lo potete trovare nella sezione “Distinta”, sottomenù “Storico distinte” (o ancora nella colonna a sinistra cliccando sul pulsante blu “Gestione distinte”). Attenzione che questo storico delle distinte non contiene lo storico delle distinte non ordinare G14. Trovate al paragrafo successivo cosa sono e dove potete trovarle.

Compilazione distinta on line di versamento “non ordinaria” o “G14”

Qualora non sia stato possibile utilizzare la “distinta ordinaria” trimestrale, vi è la possibilità di utilizzare una distinta on line “non ordinaria” o “distinta G14”.

La particolarità di questa distinta è che, pur essendo on line, divesamente da quella “ordinaria” va compilata interamente a mano, inserendo a mano non solo i dati ma anche i conteggi. Questa distinta G14 cioè non calcola nulla in automatico. Per utilizzarla, quindi, dovete sapere cosa state andando a dichiarare e versare.

I casi in cui la distinta non ordinaria G14 solitamente viene utilizzata riguardano:

• versamento di contributi arretrati e non dichiarati nelle distinte ordinarie
• versamento di contributi su agenti cessati, maturati successivamente alla cessazione del rapporto quando il nominativo non compare più nelle distinte ordinarie (cioè dopo il IV trimestre dell’anno di cessazione)

In quest’ultimo caso, la compilazione della distinta non ordinaria G14 richiede alcuni accorgimenti da seguire per evitare che il versamento sembri “tardivo”, potete trovare qui istruzioni più dettagliate.

Per accedere alla compilazione di questa distinta dovete seguire il percorso menù “Distinte”, sottomenù “Distinta non ordinaria G-14”.

Lo storico delle distinte on line non ordinarie G14 si trova nella stessa sezione, in basso nella pagina di apertura. Attenzione che lo storico di queste distinte è separato dallo stordico delle distinte “ordinarie”. Quindi se vi capita di ricordarvi che il professionista che vi segue vi ha fatto pagare delle distinte ma non le trovate nelle distinte ordinarie, può essere che fossero distinte non ordinarie G14. In tal caso le trovate in questa sezione.

Estratto contributivo per singolo agente

Una funzione molto utile presente sul portale In Enasarco, specie in caso di necessità di calcolo delle indennità di fine rapporto, è la possibilità di estrarre per singolo agente lo storico dei versamenti, sia dei contributi sia del FIRR.

Quindi si troveranno sia le provvigioni dichiarate ai fini dei contributi, sia il totale delle provvigioni su cui è stato calcolato il FIRR, nonchè le quote versate di FIRR (e il totale versato).

In questo modo non è necessario ricostruire la posizione del singolo agente estrapolandola dalle distinte generali per tutti i trimestri.

Questo estratto contributivo si ricava accedendo al portale In Enasarco, menù “Distinte”, sottomenù “Contributi per agente”, inserendo i dati dell’agente interessato.

Data di liquidazione del FIRR all’agente

Una funzione interessante presente sul portale In Enasarco che può tornare utile a vario titolo è quella che consente di verificare se il FIRR versato dalla mandante all’Enasarco si stato poi effettivamente pagato dall’Enasarco all’agente.

Questa informazione può essere reperita partendo dal menù “Mandati”, sottomenù “Gestione mandati”, cliccando sul “numero” dei mandati “chiusi” (a seconda che l’agente sia ditta individuale, società di persone o di capitali).

Comparirà un elenco di agenti “cessati”, la cui ultima colonna si chiama “Liquidato”. Questa colonna contiene la data in cui il FIRR è stato pagato all’agente. Individuate quello di vostro interesse e verificate se il FIRR è già stato pagato.

Solitamente il FIRR viene liquidato in circa 60 giorni.

Si ricorda però che dal 1.1.2024, la liquidazione del FIRR non è più automatica, cioè non parte automaticamente dalla comunicazione di chiusura della Mandante all’Enasarco. Spetta all’agente farne richiesta tramite, a sua volta, il portale. Consulta qui le importanti novità riguardanti il FIRR dal 1.1.2024.

Richiesta rimborso contributi

In caso di:

• errore nella dichiarazione delle provvigioni
• superamento del massimale
• contributi non dovuti per rapporto non di agenzia

è possibile utilizzare la funzione on line “Richiesta di rimborso” presente sul portale In Enasarco, accessibile dal menù “Distinte”, sottomenù “Richiesta di rimborso”

La compilazione è interamente manuale ed è quindi importante che sia chiaro esattamente quale sia, oltre all’agente interessato, il fondo, l’anno, il trimestre, l’ammontare e il motivo della richiesta di rimborso.

Tra i motivi relativi ai “contributi non dovuti per rapporti non di agenzia”, si ricorda che è compresa anche l’ipotesi dell’immedesimazione organica, vale a dire del mandato conferito da una società al proprio amministratore unico o socio illimitatamente responsabile.

In questo caso, trattandosi di un contratto “con sè stessi”, l’Enasarco non riconosce la sussistenza di un contratto di agenzia valido e dunque è possibile richiedere il rimborso dei contributi versati per errore.

Archivio delle comunicazioni Enasarco

Anche se probabilmente le avete ricevute via pec, in questa sezione del portale In Enasarco potete recuperare una serie di documenti che riguardano la Casa Mandante.

In particolare, accedendo alla sezione menù “Richieste”, sottomenù “Archivio documenti” potete ricavare

• gli estratti conto annuali dei versamenti
• le dichiarazione di cessazione dei mandati
• le comunicazioni dell’Enasarco agli agenti riguardanti il FIRR

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Se questa miniguida sull’utilizzo del portale In Enasarco ti è stata utile, faccelo sapere.

Scopri qui quello che possiamo fare per la gestione dei tuoi agenti di commercio.

Buon lavoro!

Avv. Angela Tassinari